Neodigital Versicherung AG

Mehr Daten- und Ausfallsicherheit, weniger Verwaltungsaufwand

Exchange Hybrid: Wegbereiter für die Cloud bei Microsoft 365

Neodigtial – Papier ist passé

Dass die Zukunft digital ist, wussten auch Stephen Voss und Dirk Wittling, als sie 2017 die Neodigital Versicherung AG gründeten. Sie haben sich auf die Fahnen geschrieben, alle Abläufe konsequent zu digitalisieren und das Startup zur Leading Insurance Factory zu entwickeln. Eine Vision, der sie über die Jahre ein gutes Stück nähergekommen sind. Privatkunden können ihre komplette Kommunikation mit dem Versicherer papierlos abwickeln, im Webportal per Mausklick jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand ihres Schadens einsehen, eventuelle Änderungen an ihren Verträgen selbst vornehmen und nützliche Dokumente herunterladen.

Dank des einzigartigen Geschäftsmodells, der Versicherungsfabrik, konnte Neodigital zudem auch immer mehr B2B-Kunden gewinnen. Andere Versicherungsunternehmen integrieren die Services der Neodigital, die im Baukastenprinzip bereitgestellt werden, in ihr eigenes Produktangebot und stellen sich so digitaler auf.

So hat sich das digitale Konzept von Neodigital sowohl im B2C- als auch im B2B-Bereich bewährt. Seit den Anfängen ist der Versicherer stark gewachsen und hat sich mit einer Vielzahl von Produkten wie zum Beispiel Privathaftpflicht-, Hundehalterhaftpflicht-, Wohngebäude- oder Fahrradversicherungen am Markt etabliert.

Ausgangssituation und Ziele

Die Neodigital Versicherung AG betrieb eine Microsoft Exchange 2016 Messaging-Infrastruktur und einen eigenständigen Microsoft 365 Tenant. Diverse Fehlerquellen hätten den Wegfall lokaler Services auslösen können, was im schlimmsten Fall zum Stillstand der gesamten Collaboration-Plattform geführt hätte. Ein Zusammenbruch des kritischen Mail-Services würde sehr schnell einen negativen Einfluss auf das operative Geschäft nehmen.

Da lokal gehostete Exchange-Server in der Vergangenheit immer häufiger zum Ziel von Cyber-Attacken geworden sind, erhöhen sich Service- und Betriebsaufwände um ein Vielfaches. Insbesondere das stetige „up-to-date“ halten des Systems und der Einsatz von externem Spezialisten-Know-How, um Sicherheitslücken im Messaging-System finden und schließen zu können, sind für diese gestiegenen Betriebsaufwände maßgeblich.

Im Rahmen eines Infrastruktur-Erneuerungsprojektes entschied sich Neodigital, den Messaging Service in die Cloud auszulagern und alle Postfächer zu Exchange Online zu migrieren.

Kernpunkte der Entscheidung waren die Einsparung an Speicherkosten sowie die Verminderung des administrativen Verwaltungsaufwands, wie z. B. durch Server-Updates. Zusätzlich erhöhen sich Daten- und Ausfallsicherheit durch abgesicherte und redundante, von Microsoft zur Verfügung gestellte Messaging-Systeme. Des Weiteren ist Neodigital durch die Migration zu Exchange Online wesentlich besser vor Cyber-Angriffen geschützt, da die Microsoft-Mail-Systeme von routiniertem Personal sehr gut betrieben und gewartet werden. Daher waren diese Systeme in den letzten Jahren von großen Ausfällen aufgrund von Cyber-Attacken nicht betroffen.

Die Neodigital Versicherung AG betrieb bereits einen Microsoft 365 Tenant, der bisher isoliert von der lokalen Infrastruktur genutzt wurde. Eine solche Konfiguration erfordert doppelten administrativen Aufwand, da die Userverwaltung in zwei Systemen (Active Directory und Azure Active Directory) stattfindet. Zusätzlich verschlechtert sich die User-Erfahrung, da sich alle Mitarbeitenden mit unterschiedlichen Anmeldeinformationen für die lokale- und Microsoft 365-Umgebung mehrfach authentifizieren müssen.

Die PROFI-Leistung

Die Aufgabe von PROFI bestand darin, in enger Abstimmung mit dem Neodigital-Team alle E-Mail-Postfächer zu Microsoft Exchange Online zu migrieren. Um dieses Ziel zu verwirklichen, wurden in einem ersten Schritt das lokale Benutzerverzeichnis vorbereitet und die Synchronisierung der Konten aller Mitarbeitenden zu Microsoft 365 durchgeführt. Diese technische Notwendigkeit hatte den weiteren Vorteil, dass die Userfreundlichkeit für die Mitarbeitenden, die bereits Microsoft 365-Dienste, wie Teams, nutzen, erhöht wurde. Anschließend wurde die Hybridkonfiguration zwischen Exchange 2016 und Exchange Online konfiguriert.

Diese Hybridstellung hat den Vorteil, dass sich die Postfächer nahezu unterbrechungsfrei zu Exchange Online verschieben lassen. Zudem bietet sie die Möglichkeit für einen bedarfsweisen Rollback.

Konfigurationen der lokalen Netzwerk-Infrastruktur, welche die Cloud-Anbindung einschränkten, konnten die Teams von Neodigital und PROFI dank ihrer Expertise und sehr guten Zusammenarbeit schnell optimieren und damit das Projekt voll im Budget- und Zeitplan umsetzen.

Die Vorteile: Sicherheit steigt, Aufwand sinkt

Wie gewünscht bringt die aktuelle Hybridlösung deutlich mehr Daten- und Ausfallsicherheit als der zuvor lokal gehostete Exchange Server. Um Server-Updates und Austausch von defekten Hardware-Komponenten muss sich Neodigital nun nicht mehr selbst kümmern, da diese von Microsoft in der Cloud bereitgestellt und vollautomatisch eingespielt werden. Davon profitiert der Kunde gleich doppelt: Zum einen mit spürbar geringerem Administrationsaufwand und zum anderen entfallen Zeiten, in denen die Dienste durch Wartungsfenster nicht verfügbar waren. Mit der eingeführten Hybridlösung ist der Kunde dank flexibel skalierbarer Ressourcen für die Zukunft gut gerüstet.

Fazit

Die lokale Microsoft Exchange Infrastruktur der Neodigital Versicherung AG sollte auf die Cloudlösung Microsoft Exchange Online migriert werden. Die Ziele bestanden darin, die Daten- und Ausfallsicherheit zu steigern und Betriebsaufwände zu senken. Da die lokal gehosteten Server häufig Ziele von Cyber-Attacken sind, ist der Wartungsaufwand enorm und die Administration aufwändig, um aktuelle Sicherheitsvoraussetzungen zu erfüllen.

Man beauftragte den langjährigen Geschäftspartner PROFI mit dem Projekt, der in enger Zusammenarbeit mit dem Neodigital-Team eine Hybridlösung – den Parallelbetrieb von Cloud- und On-Premises-Services – umsetzte. So konnten die Ziele des Kunden erreicht werden, der perspektivisch mit der Einführung weiterer Microsoft 365-Dienste die Flexibilität, Verfügbarkeit und Sicherheit seiner Organisationsressourcen ausbauen kann.